Etiket berasal dari bahasa perancis (etiquette) yaitu tata
cara pergaulan yang baik antar sesama manusia. Istilah etiket lebih menitik
beratkan pada cara – cara berbicara yang sopan, cara berpakaian, cara duduk,
cara menerima tamu di rumah maupun dikantor, dan sopan santun lainnya. Dalam
pergaulan hidup, etiket itu merupakan tata karma yang baik dalam menggunakan
bahasa maupun dalam tingkah laku.
Adapun Berbagai macam nilai yang mendukung etiket diantaranya :Nilai-nilai kepentingan umum.
Nilai-nilai kejujuran, keterbukaan, kebaikan.Nilai-nilai
kesejahteraan.Nilai-nilai kesopanan, harga-menghargai. Nilia diskersi
(discretion = pertimbangan) penuh pikir, mampu membedakan suatu rahasia yang
boleh dikatakan atau tidak rahasia. Kita
berada dalam medan kehidupan yang ditandai dengan derasnya arus moderenisasi
dan pesatnya teknologi serta informasi. Kondisi ini tentu saja membawa berbagai
perubahan sosial, budaya dan tak terkecuali perubahan moral.Sekarang ini kita
juga berada dalam pluralisme etis dan keragaman agama. Dalam situasi dunia
seperti saat ini, seharusnya semakin
memberi peran bagi etiket. Dengan demikian, kita tetap bisa bersikap dan
bertindak dengan tepat sesuai dengan budaya setempat.Kita tidak tercabut dari
nilai – nilai dan akar budaya setempat. Ada 3 kesadaran yang diperlukan dari
kita, yakni sadar akan jati diri sendiri ( tahu diri) sadar pada tempat dimana
kita berpijak ( tahu tempat), dan sadar akan system nilai atau norma – norma
yang berlaku ( tahu adat).
Bertamu adalah aktivitas yang sering dan lumrah kita
lakukan, begitu juga dalam kehidupan berorganisasi. Ada berbagai
kepentingan/keperluan aat kita bertamu disuatu kantor, antara lain sekedar
berkunjung untuk melihat-melhat dan meminta informasi berkaitan dengan produk,
baik barang maupun jasa, dan sebagainya.
Pada saat kita bertamu dikantor, banyak hal yang perlu kita
perhatikan.Kita harus selalu menjaga sikap dan prilaku, mulai saat memasuki
parkir sampai meninggalkan parkir. Hal itu penting kita perhatikan karena
tujuan baik yang kita bawa, jika tanpa disertai sikap, tuturkata, cara
komunikasi, dan perilaku yang baik dan sopan, tidak tertutup kemungkinan akan
gagal karena orang yang kita temui tidak tertarik, tidak mau menarh perhatian,
atau tidak mau mendengarkan kita. Bila kita pernah berkunjung di kantor,
berarti kita bertindak sebagai tamu. Artinya kita harus menghargai semua yang
ada dalam kantor tersebut. Agar orang yang kita temui merasa nyaman dengan
kehadiran kita dan menimbulkan kesan yang baik di depan orang yang kita temui.
Berdasarkan dari latar belakang tersebut penulis mencoba
merumuskan beberapa rumusan masalah dalam makalah ini, antara lain:
1)
Apa
yang dimaksud dengan tamu kantor ?
2)
Siapa
saja tamu menurut kepentingannya?
3)
Bagaimana
Etika Menerima Tamu yang baik dan benar di kantor ?
4)
Bagaimana
Etika Menolak Tamu di kantor ?
Dari
uraian rumusan masalah di atas tujuan pembuatan makalah ini dapat dirangkum
sebagai berikut:
1)
Untuk
mengetahui apa yang dimaksud dengan tamu kantor.
2)
Untuk
mengetahui siapa saja tamu menurut
kepentingannya.
3)
Untuk
mengetahui bagaimana Etika Menerima Tamu yang baik dan benar di kantor.
4)
Untuk
mengetahui bagaimana Etika Menolak Tamu di kantor.
Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin
mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan
dinas maupun pribadi.Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang ke
suatu perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah
mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan
pimpinan, mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu
di kantor. Dalam menerima tamu, ada aturan dan etiket yang harus diketahui,
untuk menciptakan suasana aman dan nyaman kepada tamu dan menimbulkan kesan
baik ketika melakukan kerja sama.[1]
Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin
mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan
dinas maupun pribadi.Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang ke
suatu perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah
mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan
pimpinan, mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu
di kantor. Dalam menerima tamu, ada aturan dan etiket yang harus diketahui,
untuk menciptakan suasana aman dan nyaman kepada tamu dan menimbulkan kesan
baik ketika melakukan kerja sama.
a. Tamu yang datang untuk minta
dana/sumbangan
Tamu
yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung
dengan pimpinan.berbagai macam alasan dikemukakan bahwa sumbangan yang diminta
itu untuk kegiatan sosial, untuk HUT, untuk bantuan kamanusiaan dan lain
sebagainya. Tamu tipe ini biasanya tidak mau perduli apakah pimpinan punya
waktu untuk menemuinya atau tidak, pokoknya harus bertemu.
Cara terbaik untuk menghadapi tamu bertipe demikian,
sekretaris melayani dengan sabar dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian
yang harus diisi oleh tamu tersebut. Formulir itu memuat nama, alamat, dari
instansi mana, atau maksud sumbangan yang diminta, untuk kepentingan apa.
Beritahukan bahwa pengisian formulir bagi para tamu adalah merupakan peraturan.
Jadi sang tamu harus mengisinya. Apabila tamu memang minta sumbangan, maka tamu
tersebut di persilahkan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus
menangani dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan pimpinan.
b. Tamu yang datang untuk menawarkan
barang atau jasa.
Pada
umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan.Mereka telah mendapat
pelatihan keterampilan sebagai penjual barang atau jasa. Namun demikian tak
jarang para penjual(salesman dan salesgirl) ini meminta untuk bertemu muka
dengan pimpinan. Mereka ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai
wewenang membuat keputusan dalam tawar menawar.Seringkali mereka sendiri
menawarkan"komisi khusus" yang hanya pantas dibicarakan empat mata
dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu perusahaan ada unit khusus
yang manangani, sehingga tidak akan menemui kesulitan. Setelah mereka
mengetahui mengenai hal tersebut, mereka tidak akan mendesak untuk bertemu
dengan pimpinan. Sebagai sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam
melayani tamu beraneka ragam perilakunya.
c. Tamu yang ingin membeli barang
Tamu
yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah.Mereka minta diperhatikan,
diistimewakan, minta ingin dipertemukan dangan pimpinan dan sebagainya.Umumnya
pembelian barang di tangani oleh bagian penjualan atau pemasaran.Untuk hal
tersebut bawalah tamu kebagian pembelian.Jangan lupa, sebagai sekretaris perlu
menawarkan minuman kepada tamu yang demikian.[2]
2.3 Tamu Aparat Pemerintah
a) Yang Bersifat
Kunjungan Rutin
Biasanya
mereka tidak minta bertemu dengan pimpinan, karena sifat bekerja rutin kepada
siapa mereka menghubunginya untuk mendapatkan informasi.Akan lebih baik bila
sekretaris memberi laporan kepada pimpinan, mungkin oimpinan ingin bertemu
untuk menanyakan sesuatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas.Mungkin
sekedar bertemu dan bersalaman sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa
senang karena di perhatikan. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian
hari, bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.
b) Yang Bersifat
Kunjungan Khusus
Biasanya
pejabat atau aparat pemerintah yang datang ini dalam bentuk rombongan dengan
protokol.Sifat kunjungan tersebut, mungkin berupa kunjungan resmi dalam rangka
peninjauan.Bahkan kedatangan rombongan mereka atas dasar undangan
perusahaan.Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut
sendiri.Bahkan harus sudah siap di pinti masuk dalam pakaian lengkap artinya
pakaian formal yaitu jas lengkap, sebelum para tamu turun dari
kendaraan.Sebagai sekretari wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar
segala sesuatu berjalan dengan lancar.Hidangan makanan kecil dan minuman bahkan
kenang-kenangan atau cendera mata perlu dipersiapkan. Kenang-kenangan di
berikan bukan hanya bagi pejabat yang datang, tetapi semua anggota rombongan
perlu di beri .Selanjutnya bila tamu-tamu tersebut harus menginap maka
sekretaris harus secepatnya pesan(booking) hotel. Untuk tamu-tamu khusus
pesanlah hotel yang berbintang kelas satu supaya kalau sampai terjadi sesuatu
di luar dungaan maka perusahaan tidak dapat disalahkan.
c) Tamu-Tamu
Teman Pimpinan
Bagaimanapun
juga sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temanya atau kanalan baik.
Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi mungkin juga teman sekolah
dulu.Dalam hal ini sekretaris harus cukup menegenal tamu-tamu tersebut.Meskipun
mereka sudah cukup kenal baik denghan pimpinan tetapi sebagai sekretaris harus
perlu bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebut boleh menemui
sekarang. Mungkin pimpinan sedang sibuk, sang tamu harus manunggu. Biasanya
tamu yang demikian cukup baik dan sopan. Yang perlu diperhatikan adalah
perilakunya yaitu akan menghambat tugas-tugas pimpinan ataukah sekedar kangen
atau ada urusan bisnis penting.
Sekretaris
merupakan penyaring para tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Bersikaplah
ramah kepada semua tamu yang datang.Tugas sekretaris adalah sebagai penghubung
para tamu yang datang.Tugas pelayanan penerima tamu bagi seorang sekretaris
adalah untuk membantu pimpinan dalam menggunakan waktu secara efektif dan
efisien.[3]
Ada
etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.Dalam menerima tamu ada
etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang
menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai
kesan baik ketika melakukan kerjasama. Dalam dunia kerja, tentunya kita sering
menerima tamu atau bertamu ke kantor rekan karena adanya suatu urusan seperti
rapat atau lainnya.Ketika kita bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan
yang baik dari tuan rumah, begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor
kita, tentunya menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika baik. Agar tamu
terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah etika menerima tamu
dalam kantor.
1.
Sambut Dengan Tulus
a.
Sambutlah
tambu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus, buang semua kepura –
puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita hanya berpura – pura
tulus.
b.
Jika
kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu.
Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan kita terhadap tamu yang
datang berkunjung.
c.
Sebenarnya
tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan jika kita
menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat tangan.
2.
Cara Duduk
a.
Jika
di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan tamu
untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.
b.
Jika
kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan kita,
barulah kemudian kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut.
3.
Janji Temu
a.
Namun
jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu, maka
tak perlu lagi menanyakan hal tersebut.
b.
Sebaiknya
kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya dan langsung
mempersilahkan masuk ke ruangan yang dituju.
c.
Bila
posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya hubungin
pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui
apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu.
d.
Jika
tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan yang
harus dikerjaan, ungkapan dengan baik dan sopan.
4.
Perlakuan Baik
a.
Perlakukan
tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang hanya
untuk mengajukan complaint terhadap
perusahaan kita.
b.
Jika
tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkab, berikan tamu suguhan
baik berupa majalah, secangkir kopi atau makanan ringan.
5.
Mengantar Tamu
Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena
sudah berkunjung ke kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke
pintu keluar.
Memang
sulit menjadi orang sibuk. Tamu selalu saja datang silih berganti ke kantor.
Padahal, pekerjaan juga masih menumpuk disana sini. Yang menambah kesal,
terkadang orang -orang yang berkunjung ke kantor itu adalah orang yang tidak
kita harapkan atau tidak memiliki urusan yang penting. Apa yang harus dilakukan
untuk mengatasi masalah tamu yang tidak diundang dan bagaimana cara
menghadapinya :
a. Titip
Pesan Pada Orang Lain
Sebaiknya titip pesan pada asisten,
sekretaris atau resepsionis bahwa Anda tidak pernah mau menerima tamu yang
datang tanpa perjanjian sebelumnya. Lalu pastikan juga pada mereka bahwa setiap
tamu yang datang harus didata dengan detail, misalnya siapa namanya,
keperluannya apa, dan sebagainya.
b. Selesaikan
Via Telepon
Kalau memang suatu masalah bisa
diselesaikan via telepon.Ya, selesaikan saja lewat alat komunikasi yang satu
ini. Dengan demikian ia tidak perlu datang lagi ke kantor anda. Jadi waktu
kerja pun tidak akan jadi terbuang.
c. Keluarkan
Lewat Bahasa Tubuh
Bahasa tubuh amat membantu untuk
mengeluarkan pesan-pesan tertentu.Misalnya ketika Anda kedatangan tamu tak
diundang, Anda bisa menunjukan keengganan itu dengan tidak menawarkannya duduk
atau menawarkan segelas air minum.Melirik arloji atau mencoba menekan-nekan
nomor ponsel juga bisa dilakukan untuk menandakan kalau Anda sedang dikejar
waktu.
d. Berbohong
Demi Kebaikan
Jika tamu tersebut benar-benar sudah
'keras kepala' untuk tetap tinggal Katakan saja bahwa anda harus menghadiri
suatu pertemuan dan harus segera mempersiapkan bahan-bahannya.Apa boleh buat,
toh Anda juga sudah tidak merasa nyaman didekatnya bukan?
e. Jangan
Ajak ke Ruangan
Jika Anda terlanjur bertemu dengan 'tamu tak diundang' itu
di di lobby atau ruang resepsionist, maka mau tidak mau anda harus
'meladeninya'. Nah, cara meladeninya juga harus dengan sikap yang tegas.
Sebaiknya lakukan percakapan di ruang resepsionist atau lobby dengan posisi
berdiri, jangan biarkan ia memasuki ruang kerja Anda.
Memang
dalam etika menerima tamu melalukan hal ini tidak dibolehkan. Akan tetapi dalam
hal lain cara ataupun sikap ini sangat penting untuk menangani tamu yang memang
sudah tidak bisa ditolelir lagi dalam berkunjung atau bertamu ke kantor
tersebut. menolak tamu bisa menjadi alternatif yang efektif asalkan penggunaan
dan cara penyampaianya tidak melanggar etika kesopanan dan etika komunikasi.[4]
BAB III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Dapat
kami simpulkan bahwa etiket berasal dari bahasa perancis (etiquette) yaitu tata
cara pergaulan yang baik antar sesama manusia. Dalam hal ini kami kaitkan
dengan tata cara menerima tamu kantor. Tamu kantor adalah seseorang atau
kelompok orang yang ingin mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita
bekerja dengan kepentingan dinas maupun pribadi.
Tamu terbagai menjadi dua bagian :
a. Tamu yang datang untuk minta
dana/sumbangan.
b. Tamu yang datang untuk menawarkan
barang atau jasa.
c. Tamu yang ingin membeli barang.
2.
Tamu Aparat Pemerintah
a.
Yang Bersifat Kunjungan
Rutin
b.
Yang Bersifat Kunjungan
Khusus
c.
Tamu-Tamu Teman Pimpinan
Selanjutnya dalam Etika Menerima Tamu di Kantor tidak
segampang yang kita pikirkan. Berikut yang harus kita lakukan terhadap tamu
kantor:
1.
Sambut
dengan tulus
2.
Cara
duduk
3.
Janji
temu
4.
Perlakuan
baik
5.
Mengantar
tamu
Selain
cara menerima, tentunya ada etika menolak tamu kantor :
a. Titip pesan pada orang lain
b. Selesaikan vea telpon
c. Keluarkan lewat bahasa tubuh
d. Berbohong demi kebaikan
e. Jangan ajak keruangan.
3.2
Saran
Saran dari kami,
dalam menerima tamu harus di perlakukan dengan baik. Baik itu tamu pribadi
ataupun tamu kantor. Pergunakanlah etika yang baik dalam menerima ataupun
menolak tamu. Agar terkesan baik dimata tamu.
Time in Jakarta 
