makalah humas (bekerja dengan media)

makalah humas (bekerja dengan media)

Kata Pengantar

            Puji syukur kita panjatkan kepada Tuhan yang maha esa, karena atas rahmat-Nya jualah, kami dapat menyelesaikan makalah tentang Media Kehumasan ini yang  lebih dikhususkan kepada pembahasan tentang bekerja dengan media. Kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam memberikan masukan dan kritik yang membangun yang dapat menjadikan makalah ini lebih lengkap dan lebih layak sebagai informasi.

            Secara khusus kami mengucapkan terima kasih kepada Bapak Drs. Ansori, M.Si. selaku dosen pembimbing mata kuliah media Kehumasan yang telah berkenan memberikan informasi tentang materi yang akan kami bahas.

            Kami menyadari makalah ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, kami senantiasa mengharapkan masukan dan penyempurnaan makalah ini. Akhirnya, semoga makalah ini  dapat bermanfaat bagi para pembaca.


                                                                           Jambi,        Februari 2013

                                                                                            Penulis

 

 

                                                                                            Arjamudin

                                                                                            NIM.UR.110973

                                                             Bab I

Pendahuluan

Hubungan masyarakat yang sering kita kenal dengan humas atau dalam bahasa Inggris yakni Public Relation adalah seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik, sehingga dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap individu/ organisasi seorang humas selanjutnya diharapkan untuk membuat program sebuah institusi dalam mengambil tindakan secara sengaja dan terencana dalam upaya-upayanya mempertahankan dan memelihara pengertian bersama antara organisasi dan masyarakat. Ketika berbicara mengenai keberadaan sebuah organisasi, maka eksistensi sebuah organisasi akan sangat tergantung pada Humas atau biasa disebut PR (Public Relations) dalam menciptakan citra positif dan pengertian antara organisasi dengan publiknya, karena ketika pengertian tersebut telah dicapai, maka apa yang menjadi tujuan organisasi akan dapat dicapai secara lebih efektif dan efisien.

Di dalam masyarakat sering kita jumpai hubungan masyarakat dengan media seperti wartawan. Salah satu yang ada dihumas adalah bekerja dengan media, dengan pemahaman dasar tentang hubungan yang kompleks antara praktisi public relation dengan wartawan. Kedua mitra ini mempunyai hubungan yang sangat erat dan saling membutuhkan. Media merupakan sarana atau alat untuk menyampaikan informasi kepada publik, berbagai masalah yang berhubungan dengan masyarakat luas diberitakan oleh media. Segala pilihan media yang ada, akan memudahkan masyarakat untuk menikmati dan mengakses sesuai dengan kebutuhan masing-masing, termasuk mencari informasi yang berkembang secara cepat dan aktual. Banyak hal yang terdapat atau yang akan dibahas pada kerjasama sebuah humas dengan wartawan atau media dan bagaimana hubungan keduanya.

Bab 2

Pembahasan

Di dalam kehidupan sehari-hari kita sering menjumpai masalah yang berhubungan dengan masyarakat atau humas. Humas atau public relaton ini sendiri mempunyai pengertian yakni kegiatan komunikasi dalam organisasi yang berlangsung dua arah atau timbale balik. Posisi humas merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh suatu manajemen organisasi. Sasaran humas adalah public internal dan eksternal, dimana secara operasional humas bertugas membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya dan mencegah timbulnya rintangan psikologis yang mungkin terjadi diantara keduanya.

Salah satu kerja sama yang dijalin humas adalah dengan media (pers) atau wartawan hubungan keduanya sangatlah saling membutuhkan. Hubungan keduanya bagaikan hubungan dua orang teman atau mitra yang saling memerlukan, membutuhkan, dan interdependen. Dengan demikian, tidak satu pihak pun yang boleh menganggap dirinya lebih tinggi dan penting daripada mitranya. Mereka bekerja berdasarkan mandat masyarakat. Ada dua hal pokok isi mandat masyarakat yang diembankan kepada lembaga pers, yang diaktualisasikan wartawan, yakni hak tahu dan hak memberitahukan. Wartawan wajib mewujudkan isi kedua hak masyarakat tersebut. Agar hubungan kemitraan ini dapat berjalan dengan baik dan tujuan mereka dapat diwujudkan secara optimal, yakni melayani dan memenuhi kebutuhan masyarakat dengan sebaik-baiknya, maka ada beberapa hal yang sangat penting dilakukan tiap atau praktisi humas, yakni:

1. Hubungan humas dengan wartawan bersifat profesional. Selain melayani masyarakat, humas wajib melayani wartawan secara profesional, Dimata wartawan humas harus berwibawa, wibawa yang alamiah, bukan sok berwibawa atau wibawa yang dibuat-buat agar disegani wartawan. Humas yang profesional pastilah cerdas, berpengetahuan sangat luas (terpelajar), disiplin, dan benar-benar menguasai bidang pekerjaannya. Ia juga sanggup menganalisis dengan tajam tiap berita di media massa. Dengan demikian, humas mampu memberikan masukan yang baik terhadap para pengambil keputusan di instansi di mana ia bekerja. Humas yang benar-benar mampu bekerja secara profesional, termasuk menjaga jarak yang pas dengan mitranya, pastilah dhormati, disegani, dan dipercayai wartawan.

2. Humas harus mengetahui seluk-beluk dunia wartawan atau jurnalisme, termasuk irama kerja wartawan di tiap jenis media massa serta fungsi media massa. Ini berarti humas mesti tahu nilai-nilai berita, tenggat waktu laporan wartawan, peta media massa baik di tingkat daerah maupun di tingkat nasional, Kode Etik Jurnalistik, Kode Etik (Pedoman Perilaku) Penyiaran, Undang-undang No. 40/1999 tentang Pers, Undang-undang No. 32/2002 tentang penyiaran, kekuasaan atau kekuatan media massa, visi dan missi media massa yang beredar/beroperasi di wilayahnya, dan sebagainya.

3. Humas juga harus atau perlu memiliki kemampuan praktik jurnalisme, yakni meliput, wawancara, memotret, menulis berita langsung, berita khas (feature news), dan artikel opini. Selain memperkaya pengetahuan dan praktik melalui bacaan dan pelatihan jurnalisme, humas juga perlu sekali-sekali magang di media massa, terutama di media massa besar.

4.      Humas harus mampu mengenal wartawan dan redaktur secara personal. Ini sangat penting, agar humas mampu berkomunikasi dengan efektif dengan mitranya. Humas harus tahu tingkat atau jenis komunikasi yang lazim digunakan wartawan yang sedang berbicara dengannya. Sesuai latar belakang budaya daerah dan tingkat pendidikan, tiap wartawan pastilah memiliki gaya berkomunikasi masing-masing. Ada wartawan yang lazim menerapkan komunikasi konteks rendah (menyatakan sesuatu secara halus atau “berputar-putar”, tak langsung ke tujuan). Tapi ada pula wartawan yang biasa menerapkan komunikasi konteks tinggi (berbicara blak-blakan atau berterus terang, langsung ke tujuan). Humas harus mampu berbahasa dengan baik sesuai bahasa dan tingkat bahasa (abstraksi) wartawan yang sedang dihadapi. Dengan demikian, humas dapat menjalin hubungan insani (human relations) secara efektif dengan mitranya.

5. Humas jangan bersikap diskriminatif terhadap wartawan/media massa. Semua wartawan profesional (muda atau tua, kaya atau miskin, berpenampilan keren atau “kumuh”) dan media massa (besar atau kecil, lokal atau nasional, baru atau lama, partisan atau independen) harus diperlakukan dengan adil (tak ada “anak emas” dan “anak tiri”). Hal terpenting, humas wajib melayani hanya wartawan yang benar-benar wartawan. Yang dimaksud melayani di sini adalah memberikan fakta-fakta atau informasi penting yang dibutuhkan oleh khalayak media massa di mana wartawan yang bersangkutan bekerja. Ini berarti humas tak boleh merusak idealisme atau profesi wartawan dengan memberikan uang atau yang sejenisnya. Humas sama sekali tak berurusan dengan pemenuhan kesejahteraan wartawan. Ini adalah urusan pihak manajemen perusahaan media massa di mana wartawan itu bekerja.

Posisi antara humas dan wartawan setara, namun peran atau fungsi, motif dan tujuannya berbeda. Keduanya mempunyai perbedaan atara fungsi dan tugas, seperti halnya dibawah ini:

dari gambar di atas dapat terlihat bahwa humas dan media atau wartawan mempunyai fungsi dan tugas yang berbeda. Tetapi walaupun begitu sangatllah erat hubungan kedunya yang dapat membuat kedua mitra ini berhubungan yang saling membutuhkan dan menguntungkan. Di dalam sebuah humas haruslah bekerja dengan media untuk memenuhi segala kebutuhan lembaganya yang berhubungan dengan media. Dapat dilihat beberapa tujuan humas menjalin hubungan dengan media seperti, Pengenalan (awareness), Mencari publisitas (publicity), Peluncuran suatu produk (product launching), Kegiatan kampanye (campaign), Mempengaruhi opini publik (public opinion) dan Menetralisir berita negative

2.1 Bekerja dengan Media

            Saran terbaik ketika bekerja dengan media adalah berikanlah apa yang dibutuhkan oleh para wartawan, baik itu dalam hal isi, bentuk, dan bahasa yang mereka inginkan. Sebagai contoh, praktisi public relation yang bekerja dengan klien berteknologi tinggi atau perusahaan yang baru berdiri, tahu bahwa karyawan khususnya mereka yang bekerja di majalah perdagangan dan industri akan berkeinginan untuk memverifikasi klaim tentang produk dari ahli atau analis luas. Dengan demikian, praktisi public relations yang pintar akan bersiap-siap untuk memberikan daftar para ahli atau analis yang dapat dihubungi kepda wartawan majalah atau keuangan. Pendekatan ini merespons permintaan media dengan baik dan jujur. Dengan cara ini, praktisi public relations yang bekerja membangun hubungan saling percaya dengan wartawan tertentu, dapat meredam banyak potensi yang bersifat antagonis. Di dalam menjalin hubungan biasanya terdapat beberapa prinsip agar hubungannya dapat terjalin dengan baik. Beberapa prinsip yang dapat diperhatikan di dalam menjalin hubungan dengan media. Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

1. Memahami dan melayani media.

Dengan berbekal semua pengetahuan di atas, seorang praktisi humas akan mampu menjalin kerja sama dengan pihak media, ia juga akan dapat menciptakan suatu hubungan timbal-balik yang saling menguntungkan.

2. Membangun reputasi sebagai orang yang dapat dipercaya. 

Parapraktisi humas harus senantiasa siap menyediakan atau memasok materi-materi yang akurat di mana saja dan kapan saja hal itu dibutuhkan. Hanya dengan cara inilah ia akan dinilai sebagai suatu sumber informasi yang akurat dan dapat dipercaya oleh para jurnalis. Bertolak dari kenyataan itu maka komunikasi timbal-balik yang saling menguntungkan akan lebih mudah diciptakan dan dipelihara.

3. Menyediakan salinan yang baik.

Misalnya saja menyediakan reproduksi foto-foto yang baik, menarik, dan jelas. Dengan adanya teknologi input langsung melalui komputer (teknologi ini sangat memudahkan koreksi dan penyusunan ulang dari suatu terbitan, seperti siaran berita atau news release), penyediaan salinan naskah dan foto-foto yang baik secara cepat menjadi semakin penting.

4. Bekerja sama dalam penyediaan materi. 

Sebagai contoh, petugas humas dan jurnalis dapat bekerja sama dalam mempersiapkan sebuah acara wawancara atau temu pers dengan tokoh-tokoh tertentu.

5. Menyediakan fasilitas verifikasi.

 Para praktisi humas juga perlu memberi kesempatan kepada para jumalis untuk melakukan verifikasi (membuktikan kebenaran) atas setiap materi yang mereka terima. Contoh konkretnya, para jurnalis itu diizinkan untuk langsung menengok fasilitas atau kondisi-kondisi organisasi yang hendak diberitakan.

6.      Membangun hubungan personal yang kokoh.

Suatu hubungan personal yang kukuh dan positif hanya akan tercipta serta terpelihara apabila dilandasi oleh keterbukaan, kejujuran, kerja sama, dan sikap saling menghormati profesi masing-masing.

Beberapa prinsip di atas akan membuat sebuah hubungan terjalin dengan baik. Berikut juga beberapa bentuk kerjasama humas dan media yaitu kontak resmi dan tidak resmi. Yang termasuk ke dalam kontak resmi yakni, dapat dikontrol oleh pihak humas karena pengendalian berita sepenuhya di pihak humas, Publikasi pemberitaan tidak menyimpang jauh dari tema pembicaraan dan tujuan yg disiapkan humas. Sedangkan Kontak tidak resmi meliputi, Pemberitaan/publikasi tdk dpt dikontrol penuh oleh humas karena yg mempunyai inisiatif membuat dan mengendalikan berita adalah pers.

2. 1.1 Bersiap Bertemu Media

            Untuk bekerja dengan media perlu adanya tatap muka antara kedua mitra tersebut. Pelajarilah situasi berikut:

            Sebagai direktur public relation dari sebuah universitas swasta besar, Anda memutuskan untuk mengadakan sebuah konferensi pers untuk mengumumkan instansi sebuah usaha pengumpulan dana penting. Seorang alumnus terkemuka telah mendonasikan dana sebesar 55 juta untuk memulai kegiatan promosi. Anda tahu bahwa liputan terakhir dai media telah mengkritisi masalah ketersediaan anggaran universitas, kenaikan uang kuliah, penyerbuan ke lingkungan sekitar sekolah yang telah menggusur orang miskin, dan mengikis basis pajak komunitas.

Dalam kasus di atas, sebuah pertemuan dengan media membawa tantangan kritis terhadap organisasi. Beberapa organisasi memandang tantangan tersebut sebagai masalah yang harus diselesaikan, namun akan lebih konstruktif untuk memandang tantangan tersebut sebagai sebuah peluang. Publisitas tidak dapat menggantikan kerja yang baik atau tindakan yang efektif, namun publisitas dapat memperoleh perhatian public kepada masalah, ide, atau produk tertentu. Dia dapat menyorot kepribadian organisasi, kebijakan, atau kinerjanya. Publisitas dapat membuat sesuatu atau seseorang dikenal publik

            Setiap kontak media adalah peluang untuk memperoleh umpan balik,  untuk menyampaikan berita Anda,  dan untuk menciptakan respons yang positif kepada organisasi Anda.

2.1.2 Strategi Persiapan

            Sebelum siapapun dalam organisasi bertemu denan media, langkah pertama adalah mengembangkan seperangkat prilaku. Bertemu dengan media adalah sebuah peluang dan bukan sebuah masalah sehingga sikap defensif adalah sikap yang tidak tepat, khususnya jika sasaran Anda adalah untuk memperoleh nilai atau harga.

            Diantara sikap yang harus dijaga dalam wawancara dengan para wartawan adalah ramah, bekerja sama, dan terbuka. Pada saat yang sama, pewawancaraharus menyadari bahwa warawan seharusnya tidak menjadi orag yang dikontrol. Pewawancara perlu memutuskan apa yang perlu dibicarakan dan kemudian sampaikanlah, tidak masalah dengan apa yang mungkin ditanyakan wartawan. Sebelum melihat lebih jauh bagaimana setiap individu dapat berinteraksi dengan sukses dengan media, kita akan membahas bagaimana organisasi dapat mempublikasikan diri mereka secara efektif.

2.1.3 Riset dan Perencanaan dalam Media Relation

            Pepatah lama mengatakan “ sukses adalah ketika peluang bertemu dengan persiapan yang matang” menemukan kebenarannya ketika diterapkan dalam dunia publisitas. Riset berarti mengenali dengan siapa Anda berurusan dan apa ketertarikan mereka. Spesialis media relations terutama berurusan dengan manajemen mereka dan media sehingga mereka dapat saling mengerti antara kedua belah pihak.

            Setelah memahami organisasi, praktisi, public relations harus mempelajari media spesifik dimana mereka akan bekerja dengan media tersebut. Riset dibidang ini terdiri dari usaha mencari tahu minat dan kebutuhan orang-orang yang berafiliasi dengan berbagai outlet media. Mayoritas berita dan publisitas organisasi didasarkan pada rencana media. Rencana media mendeskripsikan keadaan yang akan dihadapi organisasi, menjelaskan tujuan dan sasaran, mengidentifikasi audiensi utama, serta menspesifikasikan pesan kunci dan saluran media. Daya tarik publisitas adalah kredibilitas. Oleh karena publisitas muncul di media berita dalam bentuk cerita ketimbang iklan sehingga publisitas menerima apa yang dianggap sebagai pengesahan pihak ketiga dari editor. Oleh karena editor telah menilai kelayakan materi publisitas, publik mungkin tidak akan menganggapnya sebagai sebuah iklan.

            Publisitas dapat dibagi menjadi dua kategori spontan dan terencana. Kecelakaan besar, ledakan, demonstrasi, atau kejaduan yang tidak terencana lainnya menciptakan publisitas spontan. Ketika peristiwa itu terjadi, media berita akan sangat ingin mencari tahu penyebabnya, keadaannya, dan siapa orang yang terlibat dalam peristiwa tersebut. Sementara publisitas spontan tidak harus bermakna negatif sehingga hal ini harus direncanakan dalam perencanaan berkelanjutan seperti halnya perencanaan untuk keadaan darurat. Disisi lain, publisitas terencana tidak berasal dari situasi darurat. Publisitas ini merupakan hasil dari usaha sadar untuk menarik perhatian publik terhadap suatu isu, peristiwa, dan organisasi. Waktu tersedia untuk merencanakan peristiwa dan bagaimana hal itu dikomunikasikan ke media.

2.2 Elemen Program Media Relation

            Metode yang digunakan untuk mengkomunikasikan sebuah peristiwa dapat mempengaruhi dampaknya. Tiga cara atau metode langsung yang ditujukan untuk menjangkau media cetak adalah melalui rilis, diskusi (percakapan, panggilan telepon, pertemuan, atau wawancara), atau konferensi berita. Media elektronik dapat dijangkau melalui video rilis berita (video news release—VNRs), wawancara satelit, atau tur ke media satelit. Organisasi nirlaba juga dapat menjangkau media elektronik denagn iklan layanan social (public services announcements—PSA’s).

            Jenis yang paling umum dari rilis publisitas adalah rilis berita. Setiap peristiwa yang terjadi dalam organisasi, baik pada skala local, regional, atau nasional yang memiliki nilai berita adalah peluang untuk publisitas. Terkadang, sebuah berita tidak menyenangkan bagi organisasi. Namun, bahkan pada kasus ini, rilis tetap dperlukan. Sebuah berita akan tetap keluar jika ada sesuatu yang salah. Peran dari praktisi public relations adalah penyampaian semua dimensi beritanya secara lengkap dan melaporkan tindakan korektif yang dilakukan.

A.                Macam-macam Rilis

Ø                  Fitur Bisnis

Rilis adalah satu bentuk penting dari publisitas dan satu jenis yang paling dihargai oleh banyak organisasi. Selain itu, fitur bisnis merupakan fitur srtikel yang dibuat oleh media professional, pelaku bisnis, perdagangan, atau publikasi bisnis.

Ø                  Fitur layanan konsumen

Banyak surat kabar dan majalah, termasuk juga beberapa stasiun TV, memublikasikan atau menyiarkan materi yang dirancang untuk membantu para konsumen. Informasi tentang produk dan jasa untuk konsumen dapat menjadi sarana untuk publisitas produk dan lembaga.

Ø                  Fitur keuangan

Kebanyakan surat kabar, stasiun TV, serta beberapa majalah dan stasiun radio, menyampaikan fitur artikel tentang berita keuangan. Selain itu, sekarang cukup banyak penerbitan yang khusus bergerak di bidang ini. Publisitas ini sangat efektif, khususnya dalam membina hubungan dengan para pemegang saham.

Ø                  Fitur produk

Publisitas produk sering dapat menjadi cukup bernilai untuk dan digunakan oleh editor berita. Kisah tentang produk harus diarahkan langsung ke bagian surat kabar, majalah, program radio, dan televise yang spesialis di bidang informasi produk untuk konsumen. Para editor yang menggunakan jenis materi ini tertarik cirri-ciri produk, komposisi, tampilan, dan aplikasi produk yang dapat membantu para konsumen dalam membuat keputusan untuk membeli sebuah barang atau tidak. Selain mengeksploitasi fitur unik sebuah produk, praktisi public relation juga dapat mengadakan acara khusus yang bernilai berita untuk mendramatisasi dan menggambarkan tampilan produk bagi perwakilan media.

Ø                  Fitur majalah bergambar

Meningkatnya popularitas jurnalisme foto telah membuat semakin banyak surat kabar dan majalah bersikap reseptif dengan foto yang luar biasa serta bernilai berita yang dapat mengomunikasikan pesan dengan sendirinya. Foto-foto seperti itu sering digunakan hanya dengan satu tulisan di bawahnya tanpa dilengkapi dengan berita. Oleh karena itu foto-foto unik dan berkualitas tinggi ini, sulit bagi editor untuk merencanakannya sehingga foto memberi peluang emas untuk publisitas . seorang manajer public relations harus terus menerus bersiap siaga dengan foto-foto yang mungkin bernilai cukup baik untuk tujuan ini.

Ø                  Iklan layanan publik (public service announcements—PSAs).

Organisasi nirlaba kadang dapat menggunakan iklan layanan public untuk publisitas. PSA adalah sebuah spot singkat yang mungkin televisi dan radio merasa wajib untuk menyiarkannya untuk menunjukkan bahwa mereka memiliki komitmen dengan “kepentingan publik” sebagai syarat pembaharuan izin mereka.

2.2.1 Mengemas Rilis Berita       

            Kemasan dalam bentuk media kit sering dapat meningkatkan kemungkinan bahwa informasi dari rilis benar-benar akan digunakan akan digunakan oleh editor. Media kit, kadang disebut dengan pers kit,termasuk kumpulan rilis publitas, kertas berisi fakta, brosur, foto, atau informasi lainnya yang ditutup dalam sehelai amplop yang berkover organisasi. Walaupun kemasan atraktif dapat menarik perhatian editor yang sibuk, yang mejanya dipenuhi dengan berbagai rilis, namun desain bukanlah hal yang utama dalam menyusun media kit. Hal yang lebih penting adalah rilis berita, foto, kertas berisi fakta, informasi latar serta fitur lainnya yang dikemas dalam bentuk yang rapid an dapat dibaca sehingga memungkinkan editor untuk dapat memilih informasi yang ingin dia gunakan.

            Media kit tidak harus mahal. Rilis dapat dikemas dalam bentuk yang sederhana, tetapi memilki desain yang baik dengan satu atau dua warna folder, selama mereka dapat beradaptasi dengan kebutuhan semua media. Peran dasar dari media kit adalah untuk menyediakan informasi kepada editor yang tanpa adanya media kit, mungkin membutuhkan waktu berjam-jam untuk melakukan riset. Pers kit dapat memberikan layanan kepada media dengan menghemat waktu riset serta dapat mengidentifikasi informasi penting bagi konsumen dan lainnya.

2.2.2 Mendistribusikan Rilis Berita

            Saat ini, rilis berita lebih mungkin sampai ke tujuan melalui e-mail ketimbang  via faks, surat, atau diantar langsung. Kenyataannya, memang kebanyakan rilis berita dikirim baik melalui e-mail atau faks langsung ke editor atau ke orang yang dituju oleh rilis tersebut. Broadcast fax, yaitu bahan yang dikirim computer ke semua mesin faks yang dibuat computer Anda, semakin sering  digunakan oleh departemen media relation.

2.2.3 Mengorganisasikan Konferensi Pers

            Oleh karena dianggap sebagai komponen dasar dari media relations, konferensi pers saat ini mengambil posisi di belakang pendistribusian informasi melalui internet dan komponen multimedia. Sekarang mari asumsikan bahwa konferensi pers harus tetap diadakan. Konferensi pers atau konferensi berita merupakan kesempatan terstruktur untuk merilis berita secara simultan kepada semua berita. Konferensi seharusnya hanya digunakan jika beritanya sangat penting serta ketika interaksi diperlukan untuk memperoleh pemahaman tentang topikkontroversial dan kompleks.

            Untuk kesempatan yang jarang tersebut, dimana konferensi berita cocock dilakukan. Petunjuk berikut dapat membantu memastikan agar konferensi berjalan dengan sukses.

1. Rencanakan kegiatan dengan hati-hati

            Undanglah semua perwakilan media yang mungkin memiliki ketertarikan jauh hari sebelum konferensi dilaksanakan untuk memberi waktu yang cukup  bagi editor untuk mengirim wartawan dan fotografernya.

2. Persiapkanlah pimpinan organisasi atau yang lainnya untuk diwawancarai

            Pastikan bahwa mereka memahami topik yang akan didiskusikan. Bantu mereka dalam mengantisipasi manjawab pertanyaan yang sulit. Sarankan mereka untuk bicara sejujurnya. Jika mereka tidak tahu jawaban sebuah pertanyan , mereka harus mengatakan apa adanya dan berusaha untuk mencari tahu. Jika jawaban atas pertanyaan dianggap informasi pribadi, mereka harus mengatakan bahwa informasi tersebut bukan untuk konsumsi publik.

3. Koordinasikan pertemuan dengan praktisi public relations yang menjabat sebagai direktur dan stage manager.

            Buatlah pertemuan menarik, namun jangan ambil alih pekerjaan dari perakilan media. Usahakan untuk menjaga hubungan dengan ramah dan profesional walaupun dicerca dengan pertanyan pedas. Jangan pernah terlalu mengontrol pertemuan, kecuali jika sesuatu berjalan tidak seperti direncanakan.

2.3 Penggunaan video

Video menjadi metode utama dalam menyampaikan berita organisasi pada media elektronik tahun 1980-an. Pemotongan anggaran untuk operasional TV berita dan berkembangnya teknologi penyiaran baru telah berkontribusi pada meningkatnya penggunaan teknologi video oleh praktisi public relation.

Selain internet, masih ada empat jenis penggunaan video yang umum :

1.      Rilis berita video

adalah kemasan berita pendek yang menyampaikan sebuah berita dari sdutu pandang organisasi. VNR yang paling popular berdurasi sekitar 90 detik, namun ditemani oleh materi B-roll (video latar) dengan audio pada saluran terpisah. Rilis berita video merupakan akset video berkualitas layak siar.

2.      Media kit elektonik

Mirip dengan media kit konvensional, kecuali mereka termasuk VNRs, barangkali versi yang lebih lama dari yang biasa dan memberi materi latar yang lebih banyak. Mereka juga memasukkan bahan cetak latar yang khas seperti foto, rilis berita, brosur, makalah latar, kertas tentang fakta, dan informasi terkait lainnya.

3.      Konferensi pers satelit

Memberi peluang pada wartawan TV untuk berpartisipasi dalam sesi Tanya jawab melalui satelit dengan perwakilan organisasi. Organisasi sering membuat presentasi yang diikuti dengan konferensi pers. Beberapa partisipan mungkin berada di studio dengan fasilitas uplink interaktif. Namun sebagian yang lain menonton melalui satelit feed dan bertanya melalui telepon.

4.      Tour media satelit

Menyediakan wawancara individual dengan seorang tamu di studio yang jauh. Setiap wawancara adalah ekslusif dan sebagian yang disiarkan secara langsung. Dengan cara ini, tamu mungkin dapat muncul pada dua atau tiga lusin stasiun TV dalam sehari.

Kebanyakan isi VNR dibuat dengan sedikit atau bahkan tanpa pengeditan, dan muncul ke pemirsa seakan-akan hal tersebut adalah laporan berita.

2.4 Peran teknologi dalam public relation

Saat ini media relations memperoleh pekerjaan tambahan dan agak berbeda dengan sebelumnya, dengan menjangkau public target yang lebih kecil dan tersegmentasi atau segmen audiensi yang dijangkau melalui media massa, spesialis, dan terkontrol oleh organisasi. Pada skala besar, lingkungan media relations yang baru ini merupakan hasil dan pengaruh dari internet, pengaruh jumlah outlet media yang terus tumbuh, serta media social yang baru.

2.4.1 Internet

Internet telah mengubah setiap ruang kerja wartawan di seluruh dunia untuk beroperasi selama dua puluh empat jam. Ketika menulis di public relations Strategist, Michael Lissauer mendeskripsikan dunia media yang baru ini dari sudut pandang MSNBC dan CNN. MSNBC.com dapat mendatangkan audiensi harian lima kali lebih banyak seperti yang dilakukan orang tuanya, program berita TV kabel MSNBC.CNN.com menghasilkan sekitar 2,7 juta pengunjung berbeda setiap hari dibandingkan dengan masing-masing hanya 4.500 dan 5.000 pemirsa yang menonton berita jam 5 sore dan jam 11 malamnya.

            Para wartawan memperoleh isyarat awal berita mereka dan latar informasi berita tersebut dari internet serta sering mengecek situs Website ketika menulis berita tersebut, khususnya untuk berita berskala luas. Akibatnya, organisasi bekerja dengan giat, mengantisipasi pertanyaan wartawan terkait pedoman yang ada di situs Web. Biasanya, hal ini termasuk informasi tentang sejarah dan latar belakang perusahaan, informasi produk, ceramah para pimpinan perusahaan, dan file rilis berita. Update situs web secara regular merupakan sebuah keharusan.

Biogosphere telah meledak didalam internet akhir-akhir ini. Menurut Pew internet and american life project (2006), saat ini ada 57 juta orang Amerika yang membaca blog. Hal yang sama menariknya bagi public relations adalah semakin banyak wartawan yang membaca blog. Menurut Euro RSCG magnet and columbia university survey of media (2005), 51% jurnalis membaca blog secara reguler dan 28% dari mereka bergantung pada blog ini dalam membuat laporan berita.

v     Peran para Blogger

Banyak para blogger menganggap dirinya sebagai komentator berita hari itu. Banyak dari mereka yang memandang peran mereka dalam posisi berlawanan dengan media utama. Banyak para blogger bukanlah para profesional dan mereka tidak memperoleh bayaran apapun dari tulisan yang mereka buat. Para blogger sesungguhnya ingin menjadi bagian dari audiensi sasaran tulisan mereka. Oleh karena alasan tersebut, sebagai seorang profesional public relatians, anda perlu mendekati parablogger sebagaimana halnya pendekatan dalam situasi sosial, yaitu perkenalkan diri anda dan kenali mereka. Para ahli blogging menyarankan agar para blogger diposisikan secara unik karena beberapa alasan, seperti blog mempresentasikan sebuah peluang yang belum pernah ada sebelumnya untuk menargetkan pesan anda. Para blogger juga mempengaruhi media tradisional. Para wartawan dan editor membaca blog untuk mencari ide. Blogger juga akan mempengaruhi sebuah pencarian di web. Banyak link yang terlibat di dalam blogging dan hal ini akan mempengaruhi tingkat pencarian dari situs web lain yang signifikan bagi organisasi anda.

v     Lima aturan emas untuk memperoleh blogger relations yang efektif

Ø      Kerjakanlah pekerjaan rumah anda.

   Jika blog sesuai dengan berita perusahaan, mungkin anda sudah familier    dengan   isinya . jika tidak usahakanlah anda familier dengan topik yang anda bahas dan yang lebih penting dengan persfektif yang mereka punya. Dengan cara ini, anda tidak hanya lebih mungkin memperoleh respons positif dari para blogger.

Ø      Bergabunglah dengan klub

Blogsphere adalah sebuah komunitas dan agar anda terlibat secara penuh di dalamnya, anda harus ikut serta  di dalamnya. Partisipasi dalam komunitas ini dapat dilakukan dalam beberapa bentuk.

Ø      Bawa sesuatu ke pesta

Kehancuran bisa terjadi pada seseorang profesional public relations adalah mereka tidak terlibat dalam hubungan dua arah yang benar. Anda harus menyediakan waktu untuk mengenali para blogger dan mencari tahu topik apa yang menarik untuk mereka.

Ø      Kejujuran adalah kebijakan terbaik

Blogger sering memandang diri mereka berbeda dengan media tradisional dan sangat kritis dengan setiap usaha media yang tidak terbuka dan tidak jujur.

Ø      Buat hubungan jangka panjang

Profesional public relations online yang paling berhasil memiliki hubungan dengan blogger yang telah mereka pelihara sejak lama. Jika anda telah melakukan kerja anda secara tepat dan bergaul dengan para blogger dengan baik, maka anda dapat berharap respons positif ketika anda berusaha mempromosikan pesan anda secara online.

2.4.2 Blog, podcasts dan RSS Feeds

            Blog, podcast dan RSS Feeds adalah penggunaan teknologi terbaru yang telah didapat oleh para konsumen dan telah membawa keberhasilan dalam kerja public relations sebagai alat untuk berkomunikasi dengan audiensi target. Dari ketiga penggunaan teknologi tersebut, blog adalah yang paling banyak digunakan audiensi.

a. Blog.

Blog adalah journal online berbasis web yang digunakan orang untuk membicarakan topic, pandangan, atau ide tertentu (lihat spotlight 9.2). Penggunaan blog adalah cara terbaik dalam menjangkau audiensi  yang sangat berminat dengan topic tertentu.

            Namun, selain efektif, blog juga memiliki lubang perangkat. Sebagai contoh, di antara tugas public relations karyawan adalah menentukan bagaimana membuat para pekerja tetap sejalan dengan posisi organisasi. Pertanyaannya kapan seharusnya seorang karyawan mengidentifikasi dirinya dengan perusahaan? Beberapa organisasi memasukkan kebijakan seperti itu dalam buku petunuk karyawannya.

b. Podcasts.

Podcasts (salah satu metode untuk mempublikasikan file suara di internet serta mengizinkan pengguna untuk berlangganan dan memperoleh file audio terbaru secara otomatis) menyediakan fasilitas audio dan videocast untuk digunakan di kemudian hari. Awalnya fasilistas ini digunakan untuk sebagai alat untuk memindahkan music ke peralatan, mobile yang disebut dengan iPods. Namun, podcast juga dapat disampaikan dengan cara lain melalui Web. Sebagai contoh, jaringan televise besar sekarang memiliki podcasts untuk berita mereka. Kebanyakan podcasts  digunakan untuk mengarsipkan berita sehingga nanti dapat digunakan oleh konsumen mereka.

3. RSS.

Really Simple Syndication (RSS) adalah teknologi yang memungkinkan orang mendistribusikan dan menampilkan isi web-nya. RSS menyediakan berita atau informasi lain yang dapat ditempatkan dan diakses oleh pemilik situs Web di situsnya. Isinya dikontrol oleh apa yang diputuskan oleh pemilik situs untuk didistribusikan. Isinya dapat digunakan untuk komunikasi internal atau eksternal karena RSS member cara yang bagus untuk sebuah organisasi agar tetap menjaga hubungan dengan partner, consumen dan karyawannya dengan cara memberikan informasi tentang apa yang sedang terjadi dengan organisasi.

2.4.3 Wiki Intranet, Ekstranet dan Situs Web

            Tidak ada satupun aplikasi teknologi yang telah mengubah media relations lebih dari Internet serta penggunaan wiki, intranet, dan ekstranet. Wiki ada adalah situs web interaktif yang memperkenankan orang dengan hak keamanan untuk memposting dan mengubah isi postingannya. Wiki memengaruhi kedua intranet dan ekstranet karena wiki bersifat interaktif, sementara intranet dan ekstranet tidak. Istilah intranet mengacu pada system berbasis computer untuk berkomunikasi dengan karyawan dan semua orang dalam lainnya, sementara ekstranet mengacu pada proses yang sama untuk menjangkau audiensi eksternal seperti para investor, konsumen, pimpinan komunitas dan pemerintahan, dan lainnya. Situs web media relations adalah sebuah lokasi yang didedikasikan untuk semua jenis informasi bagi semua pihak yang berkepntingan dengan media. Di dalamnya ada berita terkini, termasuk informasi yang mengarahkan wartawan pada sumber informasi, position statement, kalender kegiatan, arsip pers rilis, arsip ceramah, serta materi tentang latar perusahaan dan pimpinannya.

Para ahli menyarankan organisasi dengan anggaran media relations terbatas untuk menggunakan juru bicara andal, membuat identitas grafik yang kuat mengabaikan konferensi pers, membuat berita dengan sudut ekslusif untuk media yang berbeda, dan secara umum, buatlah suasana menyenangkan di situs media anda.

Satu alasan mengapa strategi media berbasis internet menjadi begitu popular adalah karena ketersediaan dan bantuan dari penempatan media internet serta adanya layanan tracking  di internet.

3. Penutup

3.1 Kesimpulan

            Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Humas atau public relaton ini sendiri mempunyai pengertian yakni kegiatan komunikasi dalam organisasi yang berlangsung dua arah atau timbale balik. Salah satu kerja sama yang dijalin humas adalah dengan media (pers) atau wartawan hubungan keduanya sangatlah saling membutuhkan. Hubungan keduanya bagaikan hubungan dua orang teman atau mitra yang saling memerlukan, membutuhkan, dan interdependen.

      

Daftar Pustaka

Lettimore, dkk. 2010. Public Relation Profesi dan Praktik. Jakarta: Salemba Humanika

www.google.com 2011. “bekerja dengan Media”. Humas-Hubungan-Pers-Media-Relations.ppt. Di akses tanggal 9 maret 2011

www.google.com. 2011. “humas dan media”. http://publikasi.umy.ac.id/index.php/komunikasi/article/viewFile/1850/826. Diakses tanggal 9 maret 2011

 

Sumber : http://ekariahasanabundbund.blogspot.com/2011/05/makah-humas-bekerja-dengan-media.html