PENGERTIAN PRESS RELEASE

BAB I

PENDAHULUAN

A.        Latar Belakang Masalah

            Dalam sebuah perusahaan dibutuhkan seorang praktisi public relations untuk membantu dalam membentuk citra positiif dan mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan, public relations menurut Byron Christian dalam Ardianto (2011:10) merupakan suatu usaha sadar memotivasi terutama melalui komunikasi agar orang-orang terpengaruh, timbul pikiran yang sehat terhadap suatu organisasi, memberi rasa hormat, mendukung, dan memberi kesadaran dengan berbagai cobaan dan masalah. Public relations dalam suatu perusahaan memiliki ruang lingkup publiknya sendiri yaitu internal dan external perusahaan, publik internal adalah yang terdapat didalam organisasi atau perusahaan antara lain karyawan, pemegang saham, manajer, dan pengawas. Sedangkan publik external adalah publik yang berada diluar perusahan atau organisasi yaitu pemerintah, pers atau media massa, pelanggan, pemasok, dan komunitas.

            Salah satu fungsi dan tugas public relations dalam menjalankan tugasnya dalam Arianto (2011:261) adalah menyelenggarakan publikasi atau menyebarluaskan informasi melalui berbagai media tentang kegiatan organisasi atau perusahaan, yang seharusnya diketahui oleh publik. Public relations juga berfungsi dan bertugas menghasilkan publisitas untuk memperoleh tanggapan positif dari publik.

            Public relations menyebarkan informasi ke berbagai media baik melalui media cetak maupun media elektronik. Media cetak adalah segala bentuk informasi yang disajikan dalam suatu lembaran-lembaran. Contoh yang sering kita ketahui yaitu seperti koran, majalah, dan tabloid. Sedangkan media elektronik adalah segala bentuk informasi yang dapat kita nikmati dalam bentuk audio,gambar yang lebih menarik baik untuk disaksikan maupun didengar. Media elektronik meliputi televisi, portal, radio, dan internet. Segala informasi yang dikaji oleh media cetak dan media elektronik, merupakan berita seputar masyarakat, politik, kriminalitas, acara-acara terkini, launching sebuah produk, dan sebagainya.

            Sebuah informasi yang datang dari seorang praktisi public relations tidak dapat dengan mudah dimuat dalam setiap media, informasi yang datang harus dipilih oleh redaksi media tersebut berdasarkan nilai berita dan menarik atau tidaknya informasi tersebut sehingga akhirnya dinaikan menjadi sebuah isu atau berita dalam suatu media. Untuk menjalankan fungsi dan tugasnya tersebut, public relations menulis informasi yang ingin disampaikan melalui press release yang dapat segera diterbitkan ke masyarakat oleh media yang bersangkutan. press release merupakan suatu sarana dari perusahaan atau organisasi yang ingin isu perusahaan atau organisasinya di angkat, yang kemudian di berikan ke media untuk segera diterbitkan kepada masyarakat.

            Hubungan Eksternal dalam penelitian ini lebih dikhususkan pada kegiatan hubungan pers dalam hal penyampaian Press Release kepada wartawan. Ini dikarenakan peneliti melihat bahwa dalam pembuatan hingga penyampaian Press Release oleh suatu perusahaan kepada wartawan itu tidak begitu saja diterima oleh wartawan dan disiarkan oleh media.

            Pada umumnya, siaran pers dikirimkan melalui pos, melalui faximile, ataupun dikirimkan melalui surat elektronik kepada para editor dari semua surat kabar, majalah, stasiun-stasiun radio; televisi dan jaringannya. Terkadang siaran pers tunda dikirimkan dalam rangka undangan untuk menghadiri “Konferensi pers“.

            Penulis, hingga saat ini, masih aktif membuat siaran pers untuk lembaga atau pribadi. Siaran pers itu dibuat penulis berdasarkan kebutuhan dari sebuah lembaga atau pribadi terhadap sebuah isu, fenomena, ataupun kegiatan. Tema yang dibuat sangat beragam.

B.        Identifikasi Masalah

            Salah satu bentuk komunikasi yang umum digunakan oleh praktisi Humas adalah Press Release dengan harapan Press Release tersebut dapat dimuat disurat kabar. Setiap praktisi humas harus mampu menilai kelayakan berita dari suatu materi yang hendak disiarkannya karena Press Release menciptakan suatu penjelasan tertentu dimata kritis para editor perihal organisasi yang menyebarkannya.

C.        Tujuan Penelitian

·         Menganalisa pembuatan press Release

·         Menganalisa proses evaluasi pembuatan press release

·         Mencari tahu jenis-jenis press release apa saja

·         Menganalisa proses pengelolaan press release

D.        Kegunaan Penelitian

            1.         Kegunaan Teoritis

                        Kegunaan penelitian secara teoritis berguna sebagai pengembang untuk    mengembangkan Ilmu Komunikasi secara umum dan ilmu Humas atau Public       Relations khususnya mengenai Efektivitas Penyajian Press Release terhadap         Kepuasan Wartawan Memperoleh Informasi.

            2.         Kegunaan Praktis

a.    Untuk Penelitian

                        Penelitian ini secara praktis berguna untuk peneliti sebagai aplikasi ilmu yang        selama studi diterima secara teori dan diharapkan dapat menambah  wawasan dan       pengetahuan peneliti dalam bidang komunikasi dan Public Relations.

b.    Untuk Universitas

                        Penelitian ini secara praktis berguna bagi mahasiswa/i Universitas secara umum, dan untuk mahasiswa/i Ilmu Komunikasi konsentrasi Humas secara khusus   sebagai literatur terutama untuk peneliti selanjutnya yang akan melakukan penelitian             pada kajian yang sama.

c.    Untuk Perusahaan

                        Penelitian ini secara praktis berguna bagi perusahaan sebagai referensi atau         evaluasi khususnya mengenai Efektivitas Penyajian Press Release.

E.         Manfaat Penelitian

1.    Dengan dilakukannya penelitian ini, diharapkan dapat membantu penulis dalam memahami tahapan-tahapan penulisan press release dan bagaimana membuat press release yang baik.

2.    Bagi institut pendidikan, memperkaya teori tentang public relations di dalam membuat press release.

BAB II

LANDASAN TEORI

A.        Komunikasi

            Komunikasi atau comunication berasal dari bahasa Latin “communis”. Communis atau dalam bahasa Inggrisnya “common” berarti sama. Jadi, apabila kita berkomunikasi (to communicate), ini berarti bahwa kita berada dalam keadaan berusaha untuk menimbulkan suatu persamaan (commonness) dalam hal sikap dengan seseorang. Jadi, pengertian komunikasi adalah sebagai proses menghubungi atau mengadakan perhubungan. (Rosmawati. 2010: 17).

            Harold Laswell menyatakan bahwa cara yang baik untuk menjelaskan komunikasi adalah dengan menjawab pertanyaan: whos says what? In which channel? To whom? With what effect? Dengan demikian, dapat dijelaskan bahwa komunikasi merupakan proses penyampain pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek (akibat) tertentu. (Tamburaka. 2012: 7).

            Berdasarkan definisi Laswell ini dapat diturunkan lima unsur komunikasi yang saling bergantung satu sama lain, yaitu sumber (source) adalah pihak yang berinisiatif atau mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi, pesan adalah apa yang dikomunikasikan oleh sumber kepada penerima, saluran atau media adalah alat atau wahana yang digunakan sumber untuk menyampaikan pesannya kepada penerima, penerima (receiver) adalah orang yang menerima pesan dari sumber dan efek adalah apa yang terjadi pada penerima setelah ia menerima pesan tersebut, misalnya penambahan pengetahuan, terhibur, perubahan sikap, perubahan keyakinan, perubahan perilaku dan sebagainya. (Mulyana. 2009: 69)

            Sedangkan menurut Hafied Cangara, komunikasi disebut komunikasi apabila memiliki beberapa unsur-unsur pendukung yang membangunnya sebagai body of knowledge, yakni:

1.    Sumber

            Sumber yang biasa disebut dengan komunikator merupakan pembuat atau pengirim        pesan dalam proses komunikasi. Dalam komunikasi sumber bisa menjadi satu   orang, satu lembaga atau perusahaan, beberapa kelompok.

2.    Pesan

            Pesan merupakan sesuatu yang dikirimkan oleh pengirim kepada penerima, isinya           dapat berupa hiburan, informasi, nasihat, ilmu pengetahuan dan lain sebagainya.

3.    Media

            Media atau yang biasa disebut dengan channel atau medium adalah alat yang       digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber kepada penerima. Media             komunikasi ada yang berbentuk saluran antarpribadi, media massa dan media           kelompok.

4.    Penerima

            Penerima atau yang biasa disebut dengan komunikan atau audience adalah pihak            yang menerima sasaran pesan ayng dikirim oleh sumber. Penerima bisa terdiri dari             satu orang, organisasi atau instansi, perusahaan, negara dan lain-lain.

5.    Efek

            Efek merupakan apa yang terjadi pada penerima setelah ia menerima pesan        tersebut. Efek bisa terjadi pada pengetahuam, sikap dan tingkah laku seseorang,        misalnya penambahan pengetahuan, perubahan sikap, perubahan keyakinan,            perubahan perilaku, dan sebagainya.

6.    Umpan Balik (Feedback)

            Umpan balik yakni apa yang disampaikan penerima pesan kepada sumber pesan,           yang sekaligus digunakan sumber pesan sebagai petunjuk mengenai efektivitas     pesan yang ia sampaikan sebelumnya, apakah dapat dimengerti, diterima,     menghadapi kendala dan sebagainya, sehingga sumber dapat mengubah pesan             selanjutnya agar sesuai dengan tujuannya. Tidak semua respons penerima disebut           umpan balik. Suatu pesan disebut umpan balik apabila hal itu merupakan respons          terhadap pesan pengirim dan bila mempengaruhi perilaku selanjutnya. (Tamburaka.    2012: 8).

            Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan dari komunikator ke komunikannya melalui suatu channel tertentu yang menyebabkan adanya persamaan persepsi terhadap suatu hal antara komunikator dan komunikan tersebut. Dari pendapat para ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa unsurunsur komunikasi terdiri dari sumber, pesan, media, penerimaserta efek. Itulah unsur-unsur yang membentuk proses komunikasi.

B.        Komunikasi Massa

            Menurut Josep A. Devito (Nurudin. 2007: 11), pertama komunikasi massa adalah komunikasi yang ditujukan kepada massa, kepada khalayak yang luar biasa banyaknya. Ini tidak berarti bahwa khalayak meliputi seluruh penduduk atau semua orang yang membaca atau semua orang yang menonton televisi, agaknya ini tidak berarti pula bahwa khalayak itu besar dan pada umumnya agak sukar untuk didefinisikan. Kedua, komunikasi massa adalah

komunikasi yang disalurkan oleh pemancar-pemancar yang audio dan atau visual. Komunikasi massa barangkali akan lebih mudah dan lebih logis bila didefinisikan menurut bentuknya (televisi,radio, surat kabar, majalah, film, buku, dan tapes).

C.        Public Relations

            Menurut W. Emerson Reck, public relations adalah pertama lanjutan dari proses pembuatan kebijaksanaan, pelayanan dan tindakan bagi kepentingan terbaik dari suatu individu atau kelompok agar individu atau lembaga tersebut memperoleh kepercayan dan goodwill (itikad baik) dari publik. Kedua, pembuatan kebijaksanaan, pelayanan dan tindakan untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang menyeluruh. (Ardianto. 2011: 9)

            Sedangkan menurut John Marston dan Sheila Clough Crifasi, public relations adalah fungsi manajemen yang mengevaluasi sikap publik, mempelajari kebijakan dan prosedur individual atau organisasi sesuai dengan kepentingan publik, dan menjalankan program untuk mendapatkan pemahaman dan penerimaan publik. (Nova. 2011: 43)

            Public relations adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik, yang dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu atau organisasi/perusahaan.

            kata-kata kunci yang perlu diingat untuk mendefinisikan public relations adalah:

1.         Sengaja (deliberate). Kegiatan public relations adalah sesuatu yang disengaja,       dirancang untuk mempengaruhi, mendapatkan pengertian, memberikan informasi   dan memperoleh umpan balik (reaksi dari mereka yang terkena dampak kegiatan ).

2.         Terencana (planned). Kegiatan public relations adalah sesuatu yang terorganisasi.            Solusi masalah diketahui dan logistik dipikirkan, dengan kegiatan yang memerlukan           jangka waktu. Kegiatan ini sistematis, membutuhkan riset dan analisis.

3.         Kinerja (performance). Public relations yang efektif didasarkan pada kebijakan dan           penampilan nyata dari seseorang atau sebuah organisasi. Tidak ada public relations   yang dapat menciptakan simpati serta dukungan jika organisasi yang bersangkutan     merupakan pemilik usaha yang tidak tanggap terhadap kepentingan masyarakat.

4.         Kepentingan publik (public interest). Dasar dari kegiatan public relations adalah     melayani kepentingan publik dalam suatu masyarakat, bukan sekedar memperoleh          keuntungan bagi organisasi. Idealnya, saling menguntungkan bagi organisasi dan masyarakat. Ini adalah benang yang menjalin kepentingan diri organisasi dengan            kepentingan dan urusan masyarakat.

5.         Komunikasi dua arah (two way communication). Kamus sering kali memberikan   kesan bahwa public relations terdiri hanya dari penyebaran materi melalui informasi.     Namun, penting juga bahwa definisi itu termasuk umpan balik dari khalayak.     Kemampuan mendengarkan adalah bagian dari keahlian komunikasi yang pokok.

6.         Fungsi manajemen (management function). Public relations paling efektif apabila berfungsi menjadi bagian dari pengambilan keputusan oleh manajemen puncak.         Public relations melibatkan konsultasi dan pengentasan masalah tingkat tinggi, tidak   hanya mengeluarkan informasi setelah keputusan dibuat.

D.        Media Relations

            Salah satu kegiatan external public relations dalam memberikan informasi kepada publik/masyarakat untuk memperoleh dukungan dan kepercayaan publik adalah kegiatan media relations. Media relations atau dalam istilah lainnya press relations adalah membina hubungan baik dengan kalangan pers yang mengelola media cetak (surat kabar dan majalah), media elektronik (radio dan televisi) dan media massa online (newspaper online, magazine online, radio digital dan televisi digital). (Ardianto. 2011: 264)

            Menurut Averill, media relations merupakan salah satu bagian dari public relations yang menjadi sarana yang sangat penting dan efisien. Penting karena akan menopang keberhasilan program, dan efisien karena tak memerlukan banyak daya dan dana untuk menginformasikan program yang hendak dijalankan dengan menggunakan teknik publisitas.

            Dalam masyarakat komunikatif, mereka yang gagal atau tidak bisa berkomunikasi akan segera dilupakan. Itu dapat menunjukkan betapa pentingnya komunikasi yang dilakukan organisasi. Bila organisasi tidak berkomunikasi dengan publiknya, maka mereka akan segera dilupakan. Dalam konteks inilah akan terasa betapa pentingnya mengembangkan relasi yang baik dengan media.

            Namun sebenarnya tujuan pokok diadakannya hubungan pers adalah menciptakan pengetahuan dan pemahaman, bukan semata-mata untuk menyebarkan suatu pesan sesuai dengan keinginan perusahaan induk atau klien demi mendapatkan ‘suatu citra atau sosok yang lebih indah daripada aslinya di mata umum’. Tidak seorangan pun yang berhak mendikte apa yang harus diterbitkan atau disiarkan oleh media massa, setidak-tidaknya di suatu masyarakat yang demokratis. Dengan publik yang tersebar, bukan saja secara geografis, maka kegiatan komunikasi akan sulit dilakukan bila tidak memanfaatkan media massa.

            Satu hal yang penting untuk diperhatikan adalah media relations itu bukan berarti hanya menjalin hubungan baik dengan wartawan melainkan juga dengan redaksi dan media sebagai institusi. Menjalin hubungan yang baik dengan wartawan memang penting karena akan memudahkan kita untuk menyampaikan informasi. Namun, kita juga hendaknya mengingat bahwa keputusan untuk menyiarkan atau menolak informasi tidak sepenuhnya berada pada tangan wartawan, karena keputusan ada pada redaksi.

            Hubungan media yang semula merupakan hubungan kerja akan menjadi semakin kompleks karena meningkatnya jumlah media, semakin terspesialisasinya media, semakin tajamnya persaingan media dan pentingnya publisitas melalui media dalam kegiatan public relations. Kendati para pejabat public relations semakin profesional dalam melakukan publisitas, media tetap bersikap kritis terhadap perusahaan untuk membedakan pengiriman berita yang tidak relevan atau berkualitas buruk, yang publisitasnya agak berbau promosi. Pengelola media seperti redaktur menyadari bahwa public relations merupakan sumber berita asli dan sumber informasi teknis yang dapat mengembangkan kisah berita, gambar, artikel dan bahan penunjang lainnya. Dalam upaya berhubungan dengan media, public relations melakukan berbagai kegiatan yang bersentuhan dengan media antara lain :

1.         Press Conference (konferensi pers, temu media atau jumpa media) Syarat utama            dari sebuah konferensi pers adalah berita yang disampaikan sangat penting. Sebuah    konferensi pers akan kehilangan fungsinya bila berita yang disampaikan kurang         penting, apalagi jika diliput oleh radio dan televisi. Menurut Oemi Abdurrachman,             konferensi pers diselenggarakan bila ada peristiwa-peristiwa penting di suatu             perusahaan atas inisiatif sendiri atau permintaan wakil-wakil pers.

2.         Press Briefing (perbincangan dengan media)

            Diselenggarakan secara reguler oleh praktisi public relations. Dalam kegiatan ini, praktisi public relations menyampaikan informasi-informasi mengenai kegiatan yang          baru terjadi kepada media. Bila media belum puas dan menginginkan keterangan lebih terperinci, diadakan tanggapan atau pertanyaan.

3.         Press Tour (wisata media)

            Diselenggarakan oleh suatu perusahaan atau lembaga untuk mengunjungi daerah            tertentu dan merekapun (media) diajak menikmati objek wisata yang menarik.

4.         News Release (siaran pers, press release, broadcast release)

            News Release sebagai publisitas, yaitu media yang banyak digunakan dalam       kegiatan kehumasan karena dapat menyebarkan berita.

5.         Special Events

            Yaitu peristiwa khusus sebagai kegiatan public relations yang penting dan memuaskan banyak orang untuk ikut serta dalam suatu kesempatan, mampu             meningkatkan pengetahuan dan memenuhi selera publik, seperti peresmian gedung,     peringatan ulang tahun perusahaan, seminar, pameran, lokakarya, open house.             Kegiatan ini biasanya mengundang media untuk meliputnya.

6.         Press Luncheon

            Yaitu public relations mengadakan jamuan makan siang bagi para wakil media     massa (wartawan atau reporter) sehingga pada kesempatan ini pihak pers bisa       bertemu dengan top management perusahaan/lembaga guna mendengarkan   perkembangan perusahaan atau lembaga tersebut.

7.         Press Interview (wawancara media)

            Sifatnya lebih pribadi, lebih individu. Public relations atau top management yang    diwawancarai hanya berhadapan dengan wartawan atau reporter yang    bersangkutan. Meskipun hanya diwawancarai seusai meresmikan suatu acara oleh            banyak wartawan, bahkan diliput radio dan televisi, tetap saja wawancara tersebut           bersifat individu. (Ardianto. 2011: 267).

E.         PR Online

            PR Online atau biasa disebut E-PR muncul ketika internet memainkan peranan penting dalam perkembangan ICT (Information and Communication Technologies). Sehingga kalangan bisnis memandang internet bisa menjadi media komunikasi strategis untuk menjalankan fungsi PR dalam organisasi. E-PR kemudian menjadi tantangan baru bagi strategi PR yang selama ini dilakukan secara offline.

            Istilah E-PR merupakan bentuk penerapan perangkat ICT untuk kegiatan PR. Seperti menyebarkan press release, membangun komunikasi dengan stakeholders, mempublikasikan kegiatan perusahaan dan sebagainya. Saat ini parktisi PR mau tidak mau harus memanfaatkan ICT untuk menjalankan komunikasi yang efektif dan efisien. Mengirimkan press release kini tidak lagi melalui pos atau fax, tapi cukup melalui email. Sejumlah korporat yang memiliki website dan dikelola dengan baik, juga mempublikasikan press release di website-nya, sehingga media tinggal men-download.

            Saat ini praktisi PR dituntut bisa memposisikan diri dalam E-PR. Sehingga sumber daya manusia yang dibutuhkan korporat adalah orang yang handal berselancar di dunia maya dan tahu ke mana saja mereka harus berselancar untuk membangun corporate image. Seperti dikatakan pakar bisnis dan ICT BJ Onggo, seorang praktisi E-PR harus mampu mengembangkan content untuk format distribusi apa saja (media cetak, radio, TV, situs web, e-mail, iTV, PDA, WAP, Usenet dan sejenisnya) agar dapat dengan tepat menjangkau berbagai macam audiens.

BAB III

PEMBAHASAN

A.        Pengertian Press Release

            Press Release atau siaran pers menurut Soemirat dan Ardianto (2004) adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations (PR) suatu organisasi/ perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers/ redaksi media massa (tv, radio, media cetak, media online) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut.

            Pengertian dari Press Release menurut Effendy adalah :

"Bahan berita yang dikirimkan pihak instansi atau organisasi, biasanya biasanya dikerjakan oleh bagian Humas ke media massa dengan harapan dapat disiarkan" (Effendy, 1898 : 80). Press Release atau siaran pers biasanya hanya berupa lembaran siaran berita yang disampaikan kepada wartawan atau media massa. (Abdullah, 2004 : 80).

B.        Perbedaan Press Release dan Berita

a.    Press Release

                        Penyampaian kegiatan organisasi. Misalnya, produsen mie instant membuat         kegiatan “lomba kreasi mie”. Kemudian Public relations membuat press-release yang          berisi informasi tentang kegiatan ini ke media. Sebagai bahan atau sumber berita     bagi media. Sebuah release yang dikirim public relations (setelah dianggap layak            oleh media) bisa dimuat dalam bentuk berita. Tentu saja isinya tidak sama persis dengan tulisan dalam release. Media bisa saja lebih menonjolkan sesuatu pokok    (angle) peristiwa yang dianggap penting, yang mungkin berbeda dengan apa yang      ditonjolkan Public relations dalam release-nya. Alat untuk membina dan      menumbuhkan sikap, pendapat atau citra yang baik dari anggota masyarakat kepada      organisasi (membentuk opini positif). Alat untuk mengalihkan perhatian publik dari      fakta yang merugikan organisasi dan memusatkan fakta yang menguntungkan     organisasi. Dibuat oleh organisasi atau perusahaan. Beritanya mencakup peristiwa    yang direncanakan, yaitu dari event yang dibuat perusahaan. Misalnya      pengangkatan manajer baru, perubahan pelayanan, dan sebagainya.

b.    Berita Jurnalistik

                        Dibuat oleh wartawan. Wartawan mencari dan menulis berita untuk diedit redaksi. Sumber berita bisa berasal dari mana saja, termasuk dari Public relations.             Melaporkan fakta sebagaimana adanya. Ini tanggung jawab profesi wartawan untuk        memenuhi hak informasi dari publik (public’s right to know). Biasanya banyak untuk peristiwa yang nonrekayasa. Maksudnya adalah peristiwa yang terjadi dengan      sendirinya tanpa direncanakan manusia. Misalnya, kecelakaan, musibah, dan          lainnya. Namun tidak menutup kemungkinan untuk peristiwa yang direkayasa        (direncanakan), seperti acara wisuda sarjana yang diadakan sebuah institusi             pendidikan. Dampak pemberitaan tidak selalu harus berkembang kepada sikap atau        pendapat yang baik terhadap apa yang disampaikan, malah dapat terjadi yang       sebaliknya. Fungsi berita untuk kontrol sosial, memberi tahu, mendidik, membimbing,         meyakinkan, dan membantu khalayak dalam menyikapi peristiwa.

`Persamaan antara press-release dan berita :

1.    Merupakan informasi yang ditujukan untuk khalayak.

2.    Harus mengandung news-values yang dapat menarik perhatian khalayak.

3.    Menuntut adanya teknik penulisan tertentu, seperti 5W+1H.

C.        Penulisan Press Release

            Meskipun semua press release yang dibuat PR memiliki format yang sama, sebenarnya memiliki perbedaan penekanan pada informasinya yaitu:

Basic Press Release mencakup berbagai informasi yang terdapat di dalam suatu organisasi/ perusahaan yang memiliki berbagai nilai berita untuk media lokal, regional atau pun nasional;

            Product Release mencakup transaksi tentang target suatu produk khusus atau produk reguler lainnya untuk suatu publikasi perdagangan di dalam suatu industri;

Financial Release digunakan terutama dalam membina hubungan dengan pemegang saham.

            Penulisan press release layak muat apabila cara menulisnya seperti halnya wartawan menulis berita langsung (straight news) dengan gaya piramida terbalik (inverted pyramid). Dimulai dengan membuat lead/ teras berita/ kepala berita sebagai paragraf pertama yang mengandung unsur 5W + 1H (What: apa yang terjadi? Where: dimana terjadinya? When: kapan peristiwa tersebut terjad? Who: siapa yang terlibat dalam peristiwa tersebut? Why: mengapa peristiwa tersebut terjadi? How: bagaimana berlangsungnya peristiwa tersebut?).

            Penulisan dengan gaya piramida terbalik ini digunakan dengan alasan: Pertama, pembaca dikategorikan sebagai orang sibuk dan mempunyai waktu yang singkat untuk mendapatkan berita-berita yang faktual. Kedua, redaksi media massa harus memotong Press Release tersebut tanpa mengurangi isi pokoknya. Ketiga, redaksi tidak mempunyai cukup waktu untuk membaca keseluruhan Press Release. Sebelum redaksi memutuskan dibuang atau dipakai release tersebut, mereka harus tahu dengan cepat apa keseluruhan isi release itu (Cole dalam Soemirat dan Ardianto, 2004).

            Setelah menulis lead sebagai paragraf pertama, kembangkan lead itu dalam paragraf kedua untuk menjelaskan atau mendukung paragraf pertama yang perlu dijelaskan atau mendukung paragraf pertama yang perlu dijelaskan. Kemudian masuk kepada tubuh berita. Penulisan dengan gaya piramida terbalik ini berarti menulis berita dari mulai yang sangat penting (lead) sampai kepada semakin tidak penting. Sedangkan judul diambil dari lead (berita yang sangat penting tadi).

            Austin (1996) menyarankan agar PR membaca surat kabar––lokal dan nasional––dan mempelajari gaya bahasa yang mereka gunakan. Tulislah siaran pers dengan gaya surat kabar yang akan dikirimi tulisan tersebut. Siaran pers yang ditulis harus meniru gaya artikel dalam surat kabar itu. Sebagai contoh bila mereka selalu mencetak nama lengkap gunakan nama lengkap dan bukannya singkatan.

            Untuk menarik perhatian pembaca, Austin menjelaskan beberapa aturan dasar yang biasa digunakan wartawan untuk menarik perhatian pembaca. Aturan tersebut juga berlaku ketika menulis siaran pers, yaitu:

·         Memilih judul yang positif (aktif) dan bukannya pasif.

·         Paragraf pertama (lead) harus tajam dan ringkas; antara 12 sampai 20 kata merupakan ukuran yang ideal.

·         Usahakan supaya kalimat dan paragraf pendek-pendek.

·         Hindari kata yang berlebihan seperti “ini” dan “itu”, serta kata keterangan dan kata sifat yang tidak perlu. Anda tidak perlu mengatakan bahwa sesuatu “hebat” atau “fantastis”. Kalau itu sehebat yang anda nyatakan, maka akan jelas dengan sendirinya dari teks yang anda tulis.

·         Hindari kata-kata panjang karena kolom surat kabar sempit.

·         Hindari istilah khusus dan penggunaan singkatan.

·         Jawab enam pertanyaan ––siapa, mengapa, apa, bilamana, di mana dan bagaimana. Kalau anda tidak menjawab keenam pertanyaan ini maka siaran pers anda tidak berisi semua informasi yang diperlukan wartawan.

·         Jangan menulis awal, bagian tengah dan akhir. Masukkan semua butir yang penting pada awal siaran pers. Kalau artikelnya terlalu panjang mereka akan memotongnya dari bawah dan jika Anda meletakkan butir-butir yang paling penting pada akhir berita, maka bagian itu tidak akan termuat.

·         Tulislah berita dan bukan pandangan (harus berdasarkan fakta).

·         Selalu periksa kembali ejaan nama orang.

·         Ketiklah siaran pers hanya pada satu sisi kertas saja dengan spasi rangkap. Berikan margin yang cukup pada semua sisi halaman.

·         Selalu beri tanggal pada siaran pers.

·         Selalu cantumkan nama kontak dan nomor telepon di siang hari pada bagian bawah siaran.

·         Buatlah siaran pers sesingkat mungkin.

Berkaitan dengan press release Jefkins (2003) mengungkapkan hal-hal terpenting perihal pers yang harus diketahui oleh seorang praktisi PR:

1.    Kebijakan editorial. Hal ini mengungkapkan pandangan dasar dari suatu media yang dengan sendirinya akan melandasi pemilihan subjek-subjek yang akan dicetak atau yang akan diterbitkannya. Selain itu aturan keredaksian dan aturan kewartawanan juga perlu diketahui PR dalam menulis dan mengirimkan press release.

2.    Frekuensi penerbitan. Setiap terbitan punya frekuensi penerbitan yang berbeda-beda, bisa harian, mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan. Hal itu perlu diketahui oleh para praktisi PR, sehingga dapat menyesuaikan diri dalam pembuatan press release.

3.    Tanggal/tenggat terbit. Kapan tanggal dan saat terakhir sebuah naskah harus diserahkan ke redaksi untuk penerbitan yang akan datang? Hal ini ditentukan oleh frekuensi dan proses percetakannya. Hal ini penting diketahui praktisi humas karena kerap kali siaran pers yang dikirimkan tidak bisa termuat karena terganjal oleh tenggat terbit.

4.    Proses percetakan. Hal ini wajib diketahui oleh praktisi humas sehingga pemuatan press release bisa sesuai dengan yang hiharapkan.

5.    Daerah sirkulasi. Apakah jangkauan sirkulasi dari suatu media itu berskala lokal, pedesaan, perkotaan, nasional atau internasional. Hal ini dinilai sangat penting agar pesan yang disampaikan efektif dan efisien.

6.    Jangkauan pembaca. Berapa dan siapa saja yang membaca jurnal atau media yang bersangkutan? Seorang praktisi PR juga dituntut untuk mengetahui kelompok usia, jenis kelamin, pekerjaan, status sosial, minat khusus, kebangsaan, etnik, agama, hingga ke orientasi politik dari suatu khalayak pembaca media.

7.    Metode distribusi. Praktisi PR juga perlu mengetahui metode-metode distribusi suatu media, apakah eceran atau langganan. Kemudian ihwal tiras juga patut diketahui dalam upaya efektivitas dan efisiensi komunikasi yang dijalankan.

            Abdullah (2000) mengatakan bahwa yang dinomorsatukan oleh wartawan atau redaktur dalam menilai sebuah peristiwa yang akan menjadi berita adalah nilai jurnalistiknya. Hal serupa diberlakukan pula kepada rilis yang masuk yang dikirimkan oleh lembaga humas, atau materi sebuah jumpa pers, juga kegiatan khusus (special event) hingga hasil wawancara dengan narasumber. Meskipun nilai jurnalistik masing-masing media relatif berbeda, para praktisi media massa di seluruh dunia memiliki patokan unsur-unsur yang memiliki nilai jurnalistik, yaitu: aktualitas, kedekatan (proximity), penting, keluarbiasaan, ketegangan, konflik atau pertentangan, seks, kemajuan, emosi, dan humor. Kemudian ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam pengiriman press release:

1.    Kirimkan secepat mungkin. Artinya, jika kegiatan berlangsung hari itu, kirimkan hari itu juga. Jangan menunda hingga esok harinya, kecuali jika pelaksanaannya adalah malam hari.

2.    Jika pengirim siaran pers sudah mengenal nama wartawan sesuai bidangnya, tujukanlah pada wartawan tadi.

3.    Pengiriman bisa pula melalui faksimili (atau e-mail).

4.    Jika melampirkan foto atau cetakan berwarna atau contoh produk, lebih baik melalui kurir.

5.    Konfirmasikan kembali melalui telepon, apakah siaran pers tadi sudah diterima atau belum.

Adakalanya siaran pers ini melengkapi acara jumpa pers atau konferensi pers sehingga para kuli tinta tidak salah mengutip pernyataan atau data yang ada. Karena itulah menurut Abdullah (2000) ada hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan konferensi pers atau jumpa pers:

1.    Jangan mengundang wartawan secara mendadak karena biasanya wartawan sudah memiliki jadwal kerja yang padat.

2.    Hargailah waktu wartawan, jangan menunda waktu yang telah dijadwalkan.

3.    Jangan mengundurkan waktu hanya karena ada wartawan yang belum datang.

4.    Wartawan paling menyukai acara jumpa pers pagi hari.

5.    Hindari jumpa pers pada hari libur.

6.    Hindari jumpa pers yang jaraknya sangat jauh.

7.    Jika ingin suasana santai, jumpa pers bisa pula di rumah makan atau tempat rileks lainnya.

8.    Hadirkanlah orang yang mempunyai kredibilitas sehingga menambah bobot acara jumpa pers.

9.    Jangan “mengusir” wartawan yang datang tidak diundang sejauh ia betul-betul membutuhkan informasi untuk berita.

10.  Sediakan bahan-bahan atau data tertulis sebagai pelengkap tulisan/ berita yang akan ditulis wartawan. Apakah itu proposal, brosur, rilis dan lain-lain.

11.  Masukkan bahan-bahan tadi dalam map atau amplop.

12.  Jika akan memberi cinderamata atau uang transportasi, masukkanlah ke dalam amplop besar atau map tadi.

13.  Hindari jumpa pers satu arah. Berilah kesempatan wartawan untuk bertanya.

14.  Jangan heran apabila dalam kesempatan itu wartawan akan bertanya pula tentang materi lain di luar materi yang dijumpaperskan.

15.  Hindari jawaban “No Comment” dalam diskusi, sebab jawaban ini mengesankan pembenaran dari pernyataan wartawan.

16.  Khusus dalam Press Briefing karena dilakukan secara reguler dalam kegiatan besar, maka perlu diperhatikan hal-hal berikut:

17.  Susunlah jadwal yang pasti, siapa yang tampil sebagai narasumber dan siapkan data yang akurat.

18.  Konfirmasikan dahulu, apakah narasumber yang akan ditambilkan itu bersedia muncul dalam pertemuan dengan wartawan.

19.  Siapkan bahan-bahan tertulis dalam press room yang disediakan.

20.  Buatlah jurnal harian yang akurat dan lengkap.

21.  Sediakan press room yang memadai yang dilengkapi dengan berbagai sarana komunikasi dan pengetikan

D.        Jenis-jenis Press Release

            Mengacu pada pendapat Thomas Bivins, terdapat tiga jenis press-release yaitu :

            a.         Basic Publicity Release

                        Topik press-release  jenis ini adalah segala informasi yang dinilai    mengandung nilai berita bagi media massa.

            b.         Product Release

                        Press-release  ini berisi informasi tentang produk perusahaan, misalnya     peluncuran produk baru, perubahan nama produk, dan lainnya. Jenis release ini        biasanya lebih terbatas pada media-media ekonomi bisnis.

            c.         Financial Release

                        Tidak semua perusahaan menganggap penting informasi jenis ini. Informasi          keuangan biasanya dianggap tabu untuk menjadi konsumsi umum. Sekarang, bukan            hanya pemegang saham yang berhak atas informasi ini, tetapi publik pun juga         berhak disodori informasi keuangan. Informasi ini akan menjadi penilaian publik           tentang kredibilitas perusahaan. Misalnya, press-release berjudul “Laba Bank Mega             Syariah Rp 53 Milyar”.

            Berkaitan dengan jenis-jenis release, Terence Shimp menyebut tiga jenis press-release, yaitu :

            a.         Product Release

                        Mengumumkan produk-produk baru, memberikan informasi yang relevan             mengenai fitur dan manfaat produk serta memberi tahu bagaimana informasi   tambahan dapat diperoleh.

            b.         Executive Statement Release

                        Lebih luas daripada product-release, karena menyampaikan berbagai isu   yang relevan dengan perusahaan, seperti : pernyataan tentang perkembangan dan          tren industri; ramalan penjualan di masa depan; pandangan tentang perekonomian;    pemberitahuan tentang program pemasaran baru perusahaan; pandangan tentang            persaingan antarnegara atau perkembangan global dan komentar tentang isu-isu lingkungan.

            c.         Feature Articles

                        Merupakan penjelasan yang rinci mengenai produk atau program lain yang           layak diberitakan, yang telah ditulis Public relations untuk segera dipublikasikan.

            Selain beberapa jenis di atas, ada jenis lain yang perlu ditambahkan yaitu relational release. Press-release ini berisi informasi yang ditujukan untuk menjaga hubungan dengan publik. Misalnya, release tentang ucapan terima kasih atau release untuk meluruskan komplain pelanggan.

E.         Contoh Press Release

PT. BEAUTY CARE INDONESIA,Tbk

The Plaza Lantai 22-23

Jl. MH. Thamrin

Jakarta Selatan

Press Release

Launching Produk

Tanggal 10 Mei 2014, PT. BEAUTY CARE INDONESIA,Tbk kembali mengeluarkan produk kosmetik baru berupa: Beauty Natural Blush, Powershine Lipstick, Herbal Natural Handbody dan Milk&Honey Gold Shampoo. Karena keberhasilan kami memasarkan produk-produk kosmetik sebelumnya, diharapkan produk kosmetik terbaru kami ini dapat diterima pasar dan berhasil dalam penjualannya.

Harga yang diberikan untuk produk kosmetik terbaru cukup terjangkau. Untuk Beauty Natural Blush Rp. 125.000,-, Powershine Lipstick Rp. 80.000,-, Herbal Natural Handbody Rp. 70.000,- dan Milk&Honey Gold Shampoo Rp. 65.000,-

Event launching akan dimeriahkan  oleh bintang tamu penyanyi Afghan dan Citra Scholastika. Pada event kali ini, desain acara dibuat sangat elegan ditambah dengan pemberian discount harga untuk produk-produk kosmetik lainnya. Terdapat stand kosultasi kecantikan yang telah kami persiapkan bagi mereka yang ingin mendapatkan tip dan trik perawatan kecantikan.

“Dengan keberhasilan event launching tersebut, diharapkan akan diikuti oleh keberhasilan pemasaran produk  kosmetik BEAUTY CARE terbaru ini, dan kami dari PT. BEAUTY CARE INDONESIA,Tbk akan memberikan pelayanan yang terbaik untuk para konsumen.

Untuk keterangan lebih lanjut, hubungi situs kami di :

beautycare-indonesia.blogspot.com

Atau hubungi:

PT. BEAUTYCARE INDONESIA,Tbk

THE PLAZA

Lantai 22-23

Jl. MH. Thamrin Kav. 10

Jakarta Selatan

Phone : +62 21 9791010 (hunting)

Fax     : +62  21 9791011

Customer Service : +62 21 9791010 ext. 10

BAB IV

PENUTUP

KESIMPULAN

Ide pendapat atau pandangan pihak yang mengeluarkan press release hendaklah berkaitan dengan cita-cita institusional lembaga, organisasi atau individu yang mengeluarkan press release tersebut. Karena itu, ia selalu bersifat positif. Dengan ide, pendapat atau pandangan yang positif tersebut, lembaga, organisasi atau individu yang mengeluarkan press release akan memperoleh citra positif dari khalayak.

Data dan fakta yang mendukung ide, pendapat atau pandangan pihak yang mengeluarkan press release harus tegas dan lengkap. Artinya, data dan fakta tersebut tidak malah menjadikan khalayak bertanya-tanya lagi tentang mengapa ide, pendapat atau pandangan itu perlu diperhatikan. Sebaliknya, data dan fakta itu harus bisa meyakinkan khalayak bahwa ide, pendapat atau pandangan pihak yang mengeluarkan press release masuk akal dan layak untuk didukung.

Kesimpulan sebuah press release harus menimbulkan kesan kuat di pikiran dan hati khalayak. Untuk itu, kadang-kadang orang menempatkan klimaks peristiwa pada kesimpulan sebuah press release. Dengan terbentuknya kesan yang kuat di pikiran dan hati khalayak, kita harapkan khalayak bisa memberikan pemaknaan yang kuat pula.

SARAN

Isi Press Release dibuat lebih menarik sehingga berita yang dimuat di Website dapat menjadi pilihan bacaan masyarakat.